DATA IN HANDS · WHEN2OVERLAP

時差のあるチームの会議調整：When2Overlapで確認する5つの手順

東京・ニューヨーク・ロンドンにメンバーがいるチームでは、全員の勤務時間に収まる会議を組むのが難しいことがあります。各拠点の負担を見ながら候補を比較し、参加者に確認して日程を決める手順を紹介します。

操作画面は2026年10月9日時点の公開アプリです。東京を基準に、ニューヨーク・ソウル・ロンドンを比較しています。タイムラインは2026年10月20日22:00〜23:00（日本時間）の例です。この時間帯は東京とソウルの勤務時間外になるため、参加者への確認が必要です。共有画面は別の候補を2件追加した例です。画像をクリックすると拡大できます。個人アカウントやカレンダーは接続していません。

1. 地域と勤務時間を設定する

「地域を追加」で都市を検索します。地域名をクリックして設定を開き、参加者の勤務開始・終了時刻を入力します。会社や担当者によって勤務時間は異なるので、一律に9時〜18時と決めず、相手に確認した時間を使いましょう。休暇や個別の予定も、本人に確認するか、利用できるカレンダー情報と照らし合わせます。

2. 日付・開始時刻・所要時間を選ぶ

「タイムライン」の操作欄で会議の日付・開始時刻・所要時間を選びます。開始時刻を入力したらEnterで確定し、「選択した会議」に反映されたか確認します。日本側から調整する場合は東京を基準にし、共有前に24時間表記か12時間表記かも確認しておくと安心です。

3. おすすめの理由を見る

勤務時間の帯と、その時刻に勤務中の地域数を見比べます。「おすすめ」の「地域ごとの判定理由」や「他の日と比較」も参考にしてください。都合のよい時間が見つからなければ、会議を短くする、資料とコメントでやり取りする、早朝・夜間の担当を交代する、といった方法を参加者と相談します。

4. 候補をまとめて共有する

「候補に追加」で最大3件までまとめられます。「翌日も追加」を使う場合も、翌日の勤務時間と休日を確認しましょう。「送信内容を表示」を開き、日時と各地域の時刻を確認してから「テキストをコピー」または「共有リンクをコピー」で共有します。

5. 返信と次回の条件を確認する

メールや普段使うチャットで参加者の都合を確認し、日程を確定します。同じ地域設定を繰り返し使うなら「プリセット」が便利です。ただし、次回の日付、夏時間、祝日や休暇、各自の予定はその都度確認してください。

実際の画面で試す

When2Overlapを開く。言語メニューで「日本語」を選び、比較したい都市と会議の日付を設定してください。カレンダー連携などを利用する場合は、アプリに表示される接続条件や権限も確認しましょう。