DATA IN HANDS · WHEN2OVERLAP

3つのタイムゾーンにまたがる定例会議の調整手順

東京・ニューヨーク・ロンドンで毎週会議を開く場合、いつも同じ日本時間に設定しても、海外側の時刻は夏時間の切り替えで変わることがあります。次回の日付から候補を確認し、早朝や夜間の負担が偏らないように調整しましょう。

操作画面は2026年10月9日時点の公開アプリです。東京を基準に、ニューヨーク・ソウル・ロンドンを比較しています。タイムラインは2026年10月20日22:00〜23:00（日本時間）の例です。この時間帯は東京とソウルの勤務時間外になるため、参加者への確認が必要です。共有画面は別の候補を2件追加した例です。画像をクリックすると拡大できます。個人アカウントやカレンダーは接続していません。

定例会議でも日付から確認する

まず次回の会議の日付を選びます。夏時間の切り替え日は地域によって異なるため、前回の時差をそのまま当てはめないようにしましょう。参加者には「日本時間の何時」だけでなく、各拠点の日付と時刻も伝えます。

負担が偏る時間帯を見つける

2026年10月20日・東京22:00から1時間の例では、ニューヨークは09:00、ロンドンは14:00です。画像でも東京を基準地域として表示しています。仮に日本側が日中の勤務であれば、夜の会議になります。候補を比べ、開催時刻を交代したり、全員参加が必要な議題だけに絞ったりできないか相談しましょう。

候補を2〜3件に絞る

日付や開始時刻を変え、「候補に追加」で2〜3件に絞ります。メールに「第1候補：10月20日22:00〜23:00（日本時間）」のように書き、各地域の時刻が載った共有内容を添えると、相手が確認しやすくなります。候補をまとめることで書き直しは減らせますが、実際の調整時間は会議ごとに異なります。

確定と振り返りを別に行う

返信を確認してから日程を確定します。定例化した後も、毎回同じ拠点が早朝や夜間に参加していないか振り返りましょう。時差の比較は日程調整の下準備です。参加者の予定と参加可否は、別途確認する必要があります。

実際の画面で試す

When2Overlapを開く。言語メニューで「日本語」を選び、比較したい都市と会議の日付を設定してください。カレンダー連携などを利用する場合は、アプリに表示される接続条件や権限も確認しましょう。